Der große britische Dichter Lord Byron sagte einmal, die Vergangenheit sei der beste Prophet für die Zukunft. Zwei Jahrhunderte nach Ableben des Lords steht diese Devise immer noch hoch im Kurs bei der Personalauswahl. Immer wenn ein Recruiter im Interview nach früheren Erfolgen, Projekten oder Verhalten fragt, folgt er implizit dieser Prämisse. Am stärksten aber gründen Referenzen auf der Annahme, dass aus vergangenen Erfolgen sich auch zukünftige vorhersagen lassen und zwar am besten, wenn nicht der Bewerber selbst, sondern eine mehr oder weniger neutrale Person davon berichtet.

Oft wird Referenzen voll und ganz vertraut – doch ist dieses Vertrauen überhaupt gerechtfertigt? Sind Referenzen wirklich so aussagekräftig, wie es scheint? De facto gibt es nämlich einige Fallen…

Was sind Referenzen?

Referenzen sind Einschätzungen über einen Bewerber bezüglich seiner Arbeitsleistung und Verhalten, die nicht vom Bewerber selbst, sondern von einem vorherigen Arbeitgeber bzw. einem Vorgesetzten eingeholt werden – in der Hoffnung, dass dieser eine objektive Einschätzung geben kann. In welcher Form Referenzen ausgestellt werden und an welcher Stelle des Auswahlprozesses sie eingeholt werden, ist von Land zu Land verschieden. Dazu gilt: Je höher eine Position in der Hierarchie angesiedelt ist, desto eher kommen Referenzen zum Einsatz.

Referenzen sind nicht gleich Arbeitszeugnisse

Manchmal werden Arbeitszeugnisse und Referenzen in der Umgangssprache synonym verwendet. Trotz gewisser inhaltlicher Gemeinsamkeiten gibt es aber Unterschiede. Insbesondere im internationalen Recruiting ist es wichtig, diese zu kennen. In Deutschland ist zum Beispiel jeder Arbeitgeber verpflichtet, ein wohlwollend formuliertes Arbeitszeugnis auszustellen. Ein Referenzgeber dagegen kann eine Auskunft verweigern. Am Telefon kann er sogar von negativen Verhaltensweisen des (ehemaligen) Mitarbeiters berichten. Das bedeutet, dass in dieser Hinsicht die Referenz dem Arbeitszeugnis „überlegen“ ist, da mündlich kein Zwang zur wohlwollenden Formulierung besteht.

Eine andere Art der Referenz sind Empfehlungsschreiben, die allerdings im deutschsprachigen Raum nicht so sehr verbreitet sind.

Wozu Referenzen eingeholt werden

Referenzen können zwei Ziele verfolgen.

1. Fakten  bestätigen: Welche Aufgaben hatte ein Bewerber bei seinem letzten Arbeitgeber, wie lange war er dort tätig, was war der Grund für sein Ausscheiden? Diese Informationen lassen sich meist schon mit einem Arbeitszeugnis gewinnen: 1) “hat bei uns in der Buchhaltung gearbeitet“ (Häkchen – stand auch in seinem Lebenslauf), 2) “hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“ (Häkchen – war wohl kein Totalausfall, wenn das Zeugnis nicht selbst geschrieben wurde) und 3) “Aufgrund tiefgreifender Umstrukturierungen, die auch die Position von Müller betreffen…“ (Häkchen – rausgeflogen ist er auch nicht).

2. Arbeitsweise und Leistung differenzierter beurteilen: Dies ist weitaus schwieriger. Hierfür bietet es sich dann an, eine telefonische Referenz eines früheren Vorgesetzten einzuholen, der die kritischen Punkte auch wirklich einschätzen kann.

Stolperfallen beim Einholen von Referenzen

Damit die Referenz wirklich aussagekräftig ist, gibt es einige Punkte, die Sie bei deren Einholung und Beurteilung beachten sollten:

>> Was will ich mir bestätigen lassen?

Viele Referenzchecks sind unstrukturiert. Wie auch bei Einstellungsinterviews sollte zuerst die Frage gestellt werden, worüber genau eine Referenz eingeholt werden soll. Wie bei Interviews gilt auch bei telefonischen Referenzchecks, dass die Aussagekraft steigt, wenn klar ist, welche über Referenzen abbildbaren Dimensionen/Kompetenzen telefonisch abgefragt werden sollen. Dies muss strukturiert erfolgen und die Einschätzung sollte auf einer Skala bewertet werden.

>> Wer gibt die Referenz?

Kann ein Referenzgeber einen früheren Arbeitnehmer überhaupt zutreffend beurteilen? Hat er den früheren Mitarbeiter nur einmal jährlich beim Jahresgespräch gesehen oder jeden Tag mit ihm zusammengearbeitet? Dies abzuklären kann schon sehr hilfreich sein, um eine Referenz einschätzen zu können.

>> Welchen Einfluss hat das Umfeld auf das Verhalten gehabt?

Die Arbeitsleistung hängt nicht nur von Fähigkeiten, sondern auch stark vom Umfeld ab. Wenn bei einem vorherigen Arbeitgeber Team, Marktumfeld, Aufgabenbereich oder anderes nicht gepasst hat, heißt das nicht, dass dieselbe Person auch in einem anderen Umfeld gleich agieren würde. Entsprechend neigen auch frühere Vorgesetzte dazu, den Einfluss einer Person auf Ergebnisse zu überschätzen. Wird beispielsweise eine Referenz über einen potenziellen Vertriebsmitarbeiter eingeholt, sollte sich auch die Frage nach der Phase im Produktzyklus oder dem Marktumfeld gestellt werden, um die Leistung zu beurteilen.

>> Passt die Referenz ins Gesamtbild?

Insbesondere Arbeitszeugnisse (wenn man diese als Referenz nehmen will) sind nicht nur wohlwollend formuliert, sondern können auch vom Arbeitnehmer selbst geschrieben sein (vielleicht weil der Arbeitgeber weder Zeit, Lust noch Kenntnisse der Zeugnissprache hat). Vielleicht hat der Arbeitgeber auch etwas zu positiv formuliert, um eventuell einem teuren Rechtsstreit zu entgehen. Hierunter fällt auch die Kategorie „Gefälligkeitsreferenz“. Dieses Phänomen ist manchmal auch als “Wegloben” bekannt.

Haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich überworfen, ist es oft der einfachste und billigste Weg für beide, ein “Gentleman’s Agreement” einzugehen im Sinne von “Ich gehe freiwillig, wenn du mir nicht im Wege stehst, also eine gute Referenz ausstellst”. Der Arbeitgeber erspart sich einen eventuellen Gang vors Arbeitsgericht, der Arbeitnehmer kommt schnell bei einem anderen Unternehmen unter. Die eine Hand wäscht die andere. Der Geleimte ist der neue Arbeitgeber, wenn er sich auf die Gefälligkeitsreferenz verlassen hat.

Dies soll keine Aufforderung zu prinzipiellem Misstrauen sein. Eine gesunde Portion Skepsis kann aber sicherlich nicht schaden, wenn eine Referenz gar nicht in das Gesamtbild passt.

Kreuzvalidieren kann hier ein pragmatischer Ansatz sein, was nichts anderes heißt, als im Zweifelsfall nach einem zweiten Referenzgeber zu schauen.

Lesen Sie auch: Im Wirrwarr der Floskeln: Arbeitszeugnisse und was sie wirklich aussagen.“

Weiterführende Literatur:
  • Taylor, P. J., Pajo, K., Cheung, G. W., & Stringfield, P. (2004). Dimensionality and validity of a structured telephone reference check procedure. Personnel Psychology, 57, 745 – 772.
  • Moser, K., & Rhyssen, D. (2001). Referenzen als eignungsdiagnostische Methode. Zeitschrift für Arbeits- und Organisationspsychologie, 45, 40-46.