Die Interview Insights von viasto: Ein kompletter Bewerbungsgespräch Leitfaden für das Job Interview mit einem Executive Assistant.

Die viasto Interview Insights liefern in diesem Artikel Einblicke in die erfolgreiche Recruitierung von Executive Assistants. Fällt es Ihnen schwer einem Executive Assistant passende Interviewfragen im Bewerbungsgespräch zu stellen? Wissen Sie nicht wie Sie solch eine Bewerbung bewerten? viasto hat die wichtigsten Bewertungskriterien und die besten Interviewfragen für Executive Assistants in einem beispielhaften Bewerbungsgespräch Leitfaden zusammengestellt. Mit diesem Leitfaden für Job Interviews können Sie die geeignetsten Bewerber/innen für Ihr Stelle in der Administration schnell erkennen.

Executive Assistants sind mehr als ein moderner Ausdruck für Sekretäre/innen. Sie übernehmen zwar auch administrative Aufgaben wie das Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen oder die Terminierung und Nachbereitung von Meetings, aber das ist nicht alles. Ein Executive Assistant ist vor allem auch ein effektiver und umsichtiger Schnittstellenmanager, leitet eigene Projekte und garantiert das reibungslose Fortlaufen operativer Prozesse. Ein guter Executive Assistant übernimmt Verantwortung und sorgt dafür, dass die Führungskraft nicht reaktiv handeln muss, sondern aktiv die Agenda des Unternehmens gestalten kann. Eine gute Assistenz ist essenziell für ein gut funktionierendes Management und sollte sorgfältig mit Hinblick auf die verantwortungsvollen Aufgabenfelder ausgewählt werden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie das mit dem passenden Leitfaden im Job Interview gelingt.

Bewertungskriterium #1: Organisationsfähigkeit / Strukturiertheit

Um eigene Aufgaben und Kalender, sowie die von mehreren Executives erfolgreich managen können, müssen Assistenten über eine strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent verfügen. Nur so können sie auch in stressigen Situationen den Überblick behalten, konfligierende Anforderungen sinnvoll priorisieren und Lösungen finden.

Interviewfrage #1: “Wie gehen Sie mit bevorstehenden Deadlines um, wenn spontan ein wichtiges Projekt aufkommt, das Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit benötigt? Nennen Sie mindestens ein konkretes Beispiel aus Ihrer beruflichen Erfahrung, in dem Ihnen die Entscheidung nicht sofort leicht gefallen ist.”

Diese Interviewfrage macht sich hervorragend im Leitfaden, da sie einen realitätsnahen Stresstest im Bewerbungsgespräch ermöglicht. Es ist ein Dilemma: Irgendwo müssen Abstriche gemacht werden, aber wie und wonach die/der Kandidat/in dies entscheidet, ist ein aussagekräftiges Bewertungskriterium der Organisationsfähigkeit:

  • Behält die/der Bewerber/in unter Druck den Überblick und priorisiert Aufgaben sinnvoll?
  • Zeigt die/der Kandidat/in ein effektives Zeitmanagement?
  • Kann die Person komplexe Anforderungen ordnen und hat ein gutes Verständnis von der Wichtigkeit einzelner Deadlines?

Tipp! Ein guter Executive Assistant trifft in seinem Verantwortungsrahmen zielgerichtete Entscheidungen und verschiebt nicht nur Termine nach hinten.

Bewertungskriterium #2: Vertrauenswürdigkeit / Loyalität

Als unmittelbare Vertraute des Managements haben Executive Assistants oft Zugang zu vertraulichen Informationen. Deshalb sollte die Vertrauenswürdigkeit und Loyalität der Bewerber abgefragt werden, um einen diskreten und bedachten Umgang mit diesen sensiblen Informationen gewährleisten zu können.

Interviewfrage #2: “Bitte schildern Sie die Situationen oder Informationen aus dem Alltag eines Executive Assistants, in denen es aus Ihrer Sicht besonders auf Ihre Vertrauenswürdigkeit ankommt.
Bitte schildern Sie ein konkretes Erlebnis aus Ihrer Vergangenheit, in der dies zu einem Konflikt geführt hat und wie Sie diesen gelöst haben.”

Es ist entscheidend, hier eine situative Frage mit konkretem Verhaltensbezug zu stellen, um eine geschönte Selbsteinschätzung zu vermeiden. Diese Interviewfrage hat zudem den Vorteil, dass auch ein Eindruck der Durchsetzungsfähigkeit der Person in einer schwierigen Situation gewonnen wird.

  • Hat die/der Bewerber/in ein gutes Verständnis der Bedeutung von Vertraulichkeit?
  • Macht die Person den Eindruck, sich wohl und sicher zu fühlen im Umgang mit sensiblen Informationen?
  • Wird die Situation elegant und professionell gelöst?

Tipp! Beachten Sie auch, wie die/der Kandidat/in Argumente formuliert. Ein Executive Assistant sollte in der Lage sein, sich überzeugend und unmissverständlich zu kommunizieren.

Bewertungskriterium #3: Empathie / emotionale Intelligenz

Ein guter Executive Assistant hat ein starkes Einfühlungsvermögen und versteht sogar unausgesprochene Bedürfnisse der Menschen, mit denen er zusammenarbeitet und kann sich gut an sie anpassen. Dafür ist ein aufmerksames Auge für subtile Signale und ein hohes Maß emotionaler Intelligenz notwendig.

Interviewfrage #3: “Wie antizipieren Sie die Bedürfnisse Ihres Vorgesetzten? Bitte schildern Sie mindestens 2 konkrete Beispiele, in denen Ihnen dies gelungen ist.”

Diese Frage ist sehr offen, eignet sich aber zur Erfassung der emotionalen Intelligenz sehr gut. Es gibt nicht die eine richtige Herangehensweise, um empathisch zu sein und so gibt man der/dem Befragten viel Raum, um sein Potenzial im Job Interview zu zeigen. Achten Sie besonders auf Folgendes:

  • Geht die Person ins Detail oder nennt sie nur Allgemeinplätze?
  • Ist sie selbstbewusst und zeigt, dass sie empathische Aufmerksamkeit gezielt anzuwenden weiß?
  • Wird auf die Perspektive der/des Vorgesetzten eingegangen?

Tipp! Gerade in dieser Hinsicht ist der Fit oder die “Chemie” zwischen Assistent/in und Manager/in ausschlaggebend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Um dies bereits in der Bewerbung besser bewerten zu können, fragen Sie z.B. im Bewerbungsgespräch: “Beschreiben Sie die/den Vorgesetzte/n, unter der/dem Sie am besten arbeiten können”.

Bewertungskriterium #4: Engagement / Gewissenhaftigkeit / Sorgfalt

Ein Executive Assistant sollte sorgfältig und gewissenhaft arbeiten, damit das volle Vertrauen der Vorgesetzten gewonnen wird. Manager sollten nicht zögern müssen, wenn sie gewisse Aufgaben an die Assistenz übergeben wollen. In manchen stressigen Momenten ist dafür besonderes Engagement nötig. Die Bewerber/innen sollten also auch eine ausgeprägte Einsatzbereitschaft mitbringen.

Interviewfrage #4: “Bitte erinnern Sie sich an ein herausfordernde Aufgabe, die von Ihnen umgesetzt werden sollte, für die Sie aber nur unvollständige Anweisungen erhalten haben. (1) Wie sah die Situation aus? (2) Was war Ihre Aufgabe? (3) Wie sind Sie genau vorgegangen, um die Erwartungen zu erfüllen? (4) Und was war das Ergebnis?”

Eine Frage nach dem STAR-Modell (S-ituation, T-ask, A-ction, R-esult) eignet sich hier besonders gut, um einen Eindruck von der Gewissenhaftigkeit und Hingabe zur Aufgabe von Anfang bis Ende zu bekommen. Zudem wird ersichtlich, ob die Person bereit ist, die berühmte “Extra-Meile” zu gehen.

  • Handelt die/der Bewerber/in sorgfältig und souverän?
  • Arbeitet die Person zielstrebig auf die Erfüllung der Aufgabe hin? Ist sie lösungsorientiert oder “meckert” sie über die schwierige Situation?

Tipp fürs Bewerbungsgespräch! Einer der gängigsten Fehler von Assistenten ist, dass sie sich scheuen, Fragen im Job Interview zu stellen. Achten Sie also darauf, ob die Person Fragen stellt und an wen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die grundsätzliche Haltung der Person im Hinblick auf schwierige Situationen. Keiner braucht eine Assistenz, die sich fortlaufend über unklare Aufgaben beschwert.

Kompletter Vorstellungsgespräch Leitfaden zum Download

Gefallen Ihnen die Interviewfragen? Dann verwenden Sie den Leitfaden doch gleich in Ihrem nächsten Bewerbungsgespräch mit einem Executive Assistant! Sie können ganz einfach eine übersichtliche Version des vollständigen Leitfadens als PDF herunterladen. Damit sind Sie hervorragend für das nächste Job Interview vorbereitet.

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