Fehlbesetzungen sind nicht nur ärgerlich, sondern auch sehr teuer. Performancedefizite, Personalbeschaffung und Einarbeitung kosten nicht nur Zeit und Nerven sondern auch bares Geld. Wie hoch die Kosten sind, lässt sich für jede Stelle konkret berechnen.

Es gibt die unterschiedlichsten Schätzungen über die Kosten von Fehlbesetzungen. Laut einer Kienbaumstudie können diese auf Geschäftsführerniveau bis zu dem Dreifachen des Jahresgehaltes betragen und sich bis auf eine halbe Million Euro summieren. Honorare der Executive Search sind in dieser Rechnung bereits inbegriffen. Da Personaldienstleister jedoch sowohl Katalysator als auch Profiteure von Mitarbeiterfluktuation sind, sollten diese Schätzungen mit einem gewissen Maße an Distanz betrachtet werden. Bei weniger gut dotierten Stellen gehen die Schätzungen allerdings stark auseinander. Wichtige Einflussfaktoren sind hierbei Position, Abteilung, Arbeitsmarktsituation und Branche. Dabei gibt es sowohl quantifizierbare Kosten wie Produktivitätsverlust, Kosten für Anzeigenschaltung, Auswahlprozesse oder gerichtliche Auseinandersetzungen mit Ex-Mitarbeitern als auch „psychologische“ Kosten, die weniger gut quantifizierbar sind. Dazu zählen etwa Motivationsdefizite von Mitarbeitern vor ihrer Kündigung. Aber auch Unterbrechungen im Wissenstransfer und Arbeitsprozess sowie negative Auswirkungen auf die Arbeitsatmosphäre der verbliebenen Belegschaft durch Mehrbelastung und Kompensationsbemühungen können die Folge sein.

Um die Kosten, die durch eine Fehlbesetzung entstehen, für jede individuelle Stelle berechnen zu können, anstatt einfach ins Blaue zu schätzen, hat der amerikanische Management Professor und HR-Experte Wayne Cascio eine Formel entwickelt, die hier als Grundlage für einen Kostenkalkulator dienen soll. Damit kann je nach Stelle kalkuliert werden, was eine Fehlbesetzung an Kosten nach sich zieht. Hierzu werden folgende Kostenblöcke unterschieden:

Kosten vor der Trennung

Hierunter fallen Kosten, die durch Fehlzeiten, Leistungs- und Motivationsdefizite verursacht werden, bevor ein Mitarbeiter das Unternehmen tatsächlich verlässt. Im Falle einer „Inneren Kündigung“ kann sich dieser Prozess über Jahre hinziehen, während sich die Kosten summieren. Es ist jedoch ebenso möglich, dass ein Mitarbeiter bis zu seinem Ausscheiden die volle Leistung erbringt.

Direkte Trennungskosten

Hierunter fallen Kosten für die Führung eines Trennungsgespräches, die damit verbundene Arbeitszeit von Seiten der Führungskräfte und Personalmanager, ebenso wie die Arbeitszeit des ausscheidenden Mitarbeiters. Dazu kommen weitere administrative Kosten, die zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung anfallen oder aber durch Anfertigen von Übergabeprotokollen. Auch können eventuelle Abfindungen oder spätere Gerichtskosten dazukommen, wenn die Trennung nicht in beidseitigem Einverständnis vonstatten geht.

Vakanzkosten

Hierunter fallen alle Kosten, die entstehen, wenn eine Stelle nicht direkt wiederbesetzt werden kann und eine sogenannte „Leerstelle“ entsteht. Hierbei fallen Kosten für Überstunden anderer Mitarbeiter an, welche durch den fehlenden Kollegen kompensatorische Arbeit leisten müssen, Kosten für temporäre Hilfskräfte oder Interimsmanager ebenso wie Kosten durch entgangene Aufträge. Diese Kosten minimieren sich jedoch durch das gesparte Gehalt der freien Stelle.

Personalbeschaffungskosten

Hierunter fallen alle Kosten, die mit der Neubesetzung einer Stelle verbunden sind. Angefangen von administrativen Kosten für die Erstellung eines Stellenprofiles und einer Stellenausschreibung, Annoncekosten bei Stellenbörsen oder Printmedien, Kosten für Vorscreening und Interviewführung, Testverfahren, Assessment-Center, Reisekosten bis zu Kosten für Personaldienstleiter.

Einarbeitungskosten

Hierunter fallen alle Kosten, die mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der damit verbundenen Zeit und Personalressourcen verbunden sind. Je nach Stelle und Qualifikation kann dieser Block recht unterschiedlich ausfallen. So sollte die Einarbeitung eines Facharbeiters in ein komplexes Themengebiet mehr Zeit in Anspruch nehmen als die Einarbeitung einer Hilfskraft.

Performancedefizit bis zur vollen Einarbeitung

Hierunter fallen Kosten, die entstehen, wenn ein neuer Mitarbeiter bis zu seiner vollen Einarbeitung weniger Leistung erbringt als ein eingearbeiteter Mitarbeiter. Eine Deloitte Studie kam zu dem Ergebnis, dass es bis zu 24 Monate dauern kann, bis ein neuer Mitarbeiter vollständig in ein Unternehmen, seine Kultur und seine Ziele integriert ist.

Wie Sie Fehlbesetzungen vermeiden

Der Verlust von Mitarbeitern ist ohne Zweifel mit hohen Kosten verbunden. Doch wie lassen sich diese Kosten vermeiden? Hierfür gibt es generell zwei Paradigmen: Fit the man to the job oder fit the job to the man.

1. Personalauswahl:

Die erste Stellschraube an der gedreht werden kann, ist die Personalauswahl. Bewerber unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Eignung. Nur wenn ein Fit zwischen den Stellenanforderungen und den Fähigkeiten sowie Interessen eines Kandidaten bestehen, ist die Grundlage für eine längerfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit gegeben.

2. Arbeitsbedingungen:

Ist in einer Abteilung trotz professioneller und gewissenhafter Personalauswahl die Fluktuation weiterhin sehr hoch, ist es ratsam, sich die Arbeitsbedingungen etwas genauer anzuschauen. Sollten Workload, Termindruck, Führungskräfteverhalten oder andere wichtige Arbeitsbedingungen starke Defizite aufweisen, nützt auch die beste Personalauswahl nichts. In diesem Fall sollte über organisatorische Veränderungen nachgedacht werden.