Erinnern Sie sich noch an Ihr letztes Vorstellungsgespräch? Oder an das beste oder schlechteste? Irgendeine Erinnerung an ein Vorstellungsgespräch trägt fast jeder mit sich. Schließlich kann jede Bewerbung der Anfang einer großen Veränderung sein und das Vorstellungsgespräch ist dabei oft die Grundlage für die potenziell lebensverändernde Entscheidung. Hier lernt man als Bewerber das Unternehmen endlich wirklich kennen und versteht die Anforderungen und Vorteile der Stelle. So sollte es jedenfalls sein.

Im Jahr 2018 starteten wieder sehr viele Bewerber mit dieser Erwartungshaltung in ihre Vorstellungsgespräche. Legt man die Entwicklungszahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) von mehr als 3,5 Millionen Neueinstellungen jährlich zugrunde und rechnet mit zwei bis drei Vorstellungsgesprächen je Neueinstellung, dann gab es sogar fast 10 Millionen dieser Jobinterviews in 2018.

Studie zu Vorstellungsgesprächen

Wir von viasto wollten wissen, welche Merkmale und Trends diese Vorstellungsgespräche in 2018 aufwiesen. Wie wurden sie von Arbeitgebern gestaltet? Und wie von Bewerbern wahrgenommen und bewertet? Was macht ein gutes Vorstellungsgespräch aus?

Dafür hat das unabhängige Kölner Marktforschungsinstitut respondi für uns mehr als 1.000 Bewerber befragt, die alle in 2018 an Vorstellungsgesprächen teilgenommen haben. In diesem Artikel zeigen wir die wichtigsten Fakten über Bewerbungsgespräche in 2018 auf und geben HR Verantwortlichen Tipps mit an die Hand, was man aus Bewerbersicht in 2019 noch besser machen kann.

Teilnehmer an Vorstellungsgesprächen in 2018

Zunächst wollten wir wissen: Wie sahen die grundlegenden Konstellationen der Vorstellungsgespräche 2018 aus? Wer saß den Studienteilnehmer im Job Interview überhaupt gegenüber? Dabei fällt auf, dass nur in etwa zwei Drittel aller Bewerbungsgespräche (mindestens) ein Vertreter aus der HR Abteilung anwesend war (68%). Eine mögliche Erklärung dafür wäre, dass in dem anderen Drittel schlicht keine HR Abteilung existiert. Das erscheint aber äußerst unwahrscheinlich. Denn lediglich 23% der Teilnehmer bewarben sich bei kleinen Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitern. Ähnlich sieht es bei den Vertretern aus der Fachabteilung aus. Nur in jedem zweiten Bewerbungsgespräch (52%) war (mindestens) eine Vertretung der Fachabteilung anwesend. Eine Person aus der Geschäftsführung war in 19% der Fälle anwesend.

Es lassen sich vermutlich keine Pauschalaussagen für eine ideale Besetzung eines Vorstellungsgesprächs treffen. Dafür gibt es in der Realität zu viele Einflüsse wie die Unternehmensgröße, das Senioritätslevel der Stelle, die Bewerberzahl oder selbst die aktuelle Verfügbarkeit. Allerdings sehen das die Bewerber vermutlich nicht. Unternehmen sollten sich deshalb bewusst machen, dass man bereits mit der Besetzung des Vorstellungsgesprächs etwas aussagt und aufgrund der unterschiedlichen Stärken der möglichen Gesprächspartner die Weichen in eine bestimmte Richtung stellt.

Probleme der Vorstellungsgespräche in 2018

Wichtiger als die bloße Anwesenheit ist aber natürlich das, was die Teilnehmer im Bewerbungsgespräch von sich geben. Deshalb haben wir die Bewerber auch gefragt, wie sie die unternehmensseitigen Gesprächsteilnehmer wahrgenommen haben. Die Ergebnisse sind geradezu erschreckend. Es wurde beispielsweise gefragt, wie gut die jeweiligen Personen für den Bewerber auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet wirkten. Jeweils nur 40% der Befragten hatten den Eindruck, dass Personaler und Vertreter der Fachabteilung gut auf das Interview vorbereitet waren. Bei der Geschäftsführung war diese Wahrnehmung mit nur 29% sogar noch extremer. Wenig verwunderlich wirkt dann, dass das Auftreten der Unternehmensvertreter auch nur selten als überzeugend empfunden wurde. Nur 28% der Repräsentanten der Fachabteilung konnten die Bewerber wirklich überzeugen. Die Personaler bilden hier sogar das Schlusslicht und wurden nicht mal in jedem vierten Vorstellungsgespräch als überzeugend wahrgenommen (24%).

Woran liegt das? An schwierigen internen Abstimmungsprozessen? Fehlender Transparenz und mangelnder Kooperation im Auswahlprozess? Sind Unternehmen nicht gerüstet für digitale Talente, digitale Prozesse? HR Abteilungen sollten sich diese Fragen stellen und Lösungen suchen, damit 2019 mehr als nur jeder vierte Bewerber im Vorstellungsgespräch sieht, dass Personaler überzeugende Arbeit leisten.

Die meisten Vorstellungsgespräche enden in Absagen – durch Bewerber

Interessant ist nicht nur, was während der Vorstellungsgespräche passiert, sondern auch was letztlich daraus resultiert. Wir haben die Studienteilnehmer deshalb nach den Ergebnissen ihrer Bewerbungen gefragt und die sind nicht weniger erstaunlich. Mehr als ein Drittel der Kandidaten (36%), die im Jahr 2018 zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, sagten die Stelle selbst ab. Davon trafen 21% die Entscheidung gegen das Unternehmen direkt nach dem Vorstellungsgespräch und 13% sogar nachdem sie eine Zusage für die Stelle bekommen hatten. Damit sagen Bewerber sogar deutlich öfter die Stelle selbst ab als ihnen von Unternehmensseite eine Absage gegeben wird. Letzteres war nur für 26% der Studienteilnehmer der Fall. Das ist enorm! Aber ist wirklich nur die Qualität des Bewerbungsgesprächs hier das Zünglein an der Waage für die Bewerber?

Bewerbermärkte sind Realität

Die Gründe für den Sinneswandel der Kandidaten hin zu einer eigenen Absage sind vielfältig. Für 28% der Befragten war tatsächlich der Auswahlprozess das entscheidende Argument gegen das Unternehmen. Sowohl die Länge des Prozesses (9%), als auch der generelle Eindruck, den das Unternehmen damit vermittelte (19%), spielen für die Bewerber hier eine essentielle Rolle. Hier haben es Unternehmen also selbst in der Hand, durch attraktive, schlanke und transparente Prozesse ihre Bewerber von sich zu überzeugen.

Weitere 38% der Studienteilnehmer begründeten ihre Absage mit einem besser dotierten Jobangebot – jeweils zur Hälfte vom alten Arbeitgeber beziehungsweise von einem anderen Unternehmen. Auch ein besserer Fit zu der eigenen Persönlichkeit (18%) oder den eigenen fachlichen Fähigkeiten (14%) war für einige Bewerber ausschlaggebend, eine andere Stelle vorzuziehen.

Fast ein Viertel der absagenden Bewerber (24%) gab aber auch an, letztlich nur ausgelotet zu haben, ob der ausgeschriebene Job besser sei als ihr aktueller. Sie wären ohnehin nur unter Umständen wirklich an der Stelle interessiert gewesen. Nämlich wenn sie ein Volltreffer gewesen wäre. Das zeigt eindeutig, dass die viel diskutierten Bewerbermarkt längst Realität sind. Vorstellungsgespräche werden dabei genutzt, um Arbeitgeber zu selektieren. Wo sonst kann man einen wirklich verlässlichen Eindruck von dem Unternehmen und der Stelle bekommen?
Die Nutzung und Wahrnehmung von Auswahlprozessen hat sich verändert. Und ausschreibende Unternehmen müssen sich daran anpassen und lernen, mit den neuen Anforderungen an Auswahlprozesse und Vorstellungsgespräche richtig umzugehen.

Verbesserungspotenzial von Vorstellungsgesprächen

Aus der Bewerberperspektive ist es dabei relativ deutlich, was an Vorstellungsgesprächen in 2019 verbessert werden sollte. So sind 94% der Bewerber der Meinung, dass eine klare und sinnvolle Interviewstruktur essentiell für ein gutes Vorstellungsgespräch ist. Auch eine gute Gesprächsatmosphäre ist für 74% der Befragten entscheidend. Beides sind Dinge, die leicht umgesetzt und bewusst gesteuert werden können, wenn man das nötige Know-How in Gesprächsführung besitzt. Womit wir wieder bei der Besetzung der Interviews wären…

Aber nicht alle Wünsche der Bewerber sind so offensichtlich wie eine angenehme Atmosphäre. Hätten Sie zum Beispiel gedacht, dass 68% der Bewerber sich ein herausforderndes Job Interview wünschen? Dem gegenüber stehen jedoch nur 19% der Befragten, die ihr Vorstellungsgespräch 2018 wirklich herausfordernd fanden. Diese kleine Gruppe der herausgeforderten Bewerber bewertete dafür die fachlichen Fragen im Gespräch zu 95% als gut und 89% von ihnen fanden das Vorstellungsgespräch insgesamt gut. Es wird also Potential verschenkt, wenn die Bewerber zu sehr mit Samthandschuhen angefasst werden.

Auf der anderen Seite sagten auch 36% der Bewerber, dass sie sich im Vorstellungsgespräch nicht umworben gefühlt haben. Ausgerechnet bei den jüngsten Befragten (18-29 Jährige) waren es sogar 46%. Das ist natürlich auch kein Zeugnis, das man als Arbeitgeber ausgestellt bekommen möchte – insbesondere mit Hinblick auf den großen Kampf um junge digitale Talente im Bewerbermarkt.

Fazit für gute Vorstellungsgespräche 2019

Der Mittelweg ist das Ziel für ein überzeugendes Vorstellungsgespräch. Eine gute Balance aus fordern und fördern ist das Ideal der Bewerber. So können Bewerber sehen, dass es ihnen im neuen Job nicht langweilig werden wird, aber sie auch wertgeschätzt werden. Und das am besten alles möglichst strukturiert und überzeugend und in angenehmer Atmosphäre und, und, und. Eine gutes Vorstellungsgespräch ist eine echte Herausforderung. Auch diese Erkenntnis muss jedes Unternehmen erst einmal verinnerlichen. Und diese Herausforderung zu bewältigen, ist Aufgabe des gesamten Unternehmens. HR Abteilung, Führungsetage und Fachabteilung müssen gemeinsam Lösungen finden, um auch für den digitalsten und anspruchsvollsten Marktwert-Tester wieder überzeugend zu sein.

Das Vorstellungsgespräch der Zukunft

Details an der Durchführung des Vorstellungsgesprächs zu ändern, ist aber nicht alles, was Unternehmen tun können. Eine weitere Möglichkeit, die eigene Personalauswahl für die Zukunft zu rüsten, ist der Einsatz von Videorecruiting. Ein Videointerview steht dabei nicht in Konkurrenz zu dem persönlichen Vorstellungsgespräch. Es soll es nicht ersetzen, sondern ergänzen. Aus dem Vorstellungsgespräch wird ein Vorstellungsprozess. So kann dem Bewerber frühzeitig mehr Raum gegeben werden, sich individuell vorzustellen. Und durch ein Vorstellungsvideo des Arbeitgebers kann der Bewerber im gleichen Zug auch das Unternehmen und die ausgeschrieben Stelle besser kennenlernen.

Eine Idee, die bei den Bewerbern sehr gut ankommt. Denn 88% derjenigen, die bereits Erfahrungen mit Videorecruiting gemacht haben, sind der Meinung, dass sich Videointerviews im Recruiting durchsetzen werden. Zudem strahlen positive Erfahrungen durch Videointerviews auch auf den gesamten Auswahlprozess und die persönlichen Vorstellungsgespräche ab. So fanden Bewerber, deren Auswahlprozess auch ein Videointerview enthielt, die Personaler im persönlichen Vorstellungsgespräch um 12% überzeugender und 10% besser vorbereitet. Und ganze 89% der Bewerber fühlten sich dann vom Arbeitgeber umworben. Durch Videointerviews kann also die immense Anspruchshaltung an persönliche Vorstellungsgespräche etwas abgepuffert und der gegenseitige Kennenlernprozess beschleunigt werden.

Weitere Studienergebnisse und Expertentipps im Whitepaper

Wollen Sie mehr über die Studienergebnisse erfahren? Wollen Sie im Detail verstehen, welche Lehren HR Abteilungen aus dem Bewerbungsjahr 2018 ziehen können und wie 2019 Vorstellungsgespräche noch besser werden können? Dann empfehlen wir unser ausführliches Whitepaper mit allen Details zur Studie:

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Über die Studie
Die Digital Talent Studie zu Trendthemen der HR wird quartalsweise von viasto durchgeführt. Die bundesweite Erhebung geschieht durch das unabhängige Kölner Marktforschungsinstitut respondi. In dieser Ausgabe wurden 1.049 Teilnehmer zu ihren Erfahrungen mit Vorstellungsgesprächen in 2018 befragt. Jeder von ihnen hat im Jahr 2018 mindestens einen Bewerbungsprozess bis einschließlich eines persönlichen Vorstellungsgesprächs durchlaufen. Die Befragten waren zwischen 18 und 69 Jahre alt und zum Zeitpunkt der Befragung Arbeitnehmer in Deutschland. Der Befragungszeitraum lag im Dezember 2018.