Die Kosten pro Einstellung (Cost-Per-Hire, kurz CPH) gehören zu den wichtigsten Personalkosten und Kennzahlen im Recruiting. Diese Metrik bezeichnet das Verhältnis der Einstellungskosten zu den besetzten Stellen. Hierdurch wird es möglich, die Effizienz der Personalbeschaffung skalierbar und vergleichbar zu machen. Eine standardisierte Berechnung ermöglicht auch ein Benchmark zwischen verschiedenen Divisionen oder sogar unternehmensübergreifend. Dieser Beitrag orientiert sich am Standard der Society for Human Resource Management (SHRM) zur Berechnung der CPH.

Im folgenden gebe ich Ihnen einen praktischen Kalkulator an die Hand, mit dem Sie Ihre Cost-Per-Hire leicht berechnen können und am Ende des Artikels finden Sie den Personalkosten Kalkulator, mit dem Sie Ihre eigene Cost-Per-Hire ganz einfach ausrechnen können.

Was sagt die Cost-Per-Hire aus?

Cost-per-Hire (CPH) bezeichnet die Summe aus internen und externen Personalbeschaffungskosten geteilt durch die Anzahl der zu besetzenden Stellen in einer Zeitspanne (z.B. ein Geschäftsjahr). Die Anzahl der Positionen entspricht der tatsächlichen Anzahl an Einstellungen (sowohl intern als auch extern), also auch Teilzeitstellen oder befristete Stellen von Personen, die das Unternehmen zwischenzeitlich schon wieder verlassen haben. Zur besseren Übersichtlichkeit werden hier einige der Einzelkostenstellen in größere Blöcke zusammengefasst. In externe und interne Kostenblöcke ergeben sich dann folgende Stellen:

Externe Kosten:

  • Kommunikation offener Vakanzen: Hierunter fallen alle Kosten für Stellenanzeigen, egal ob Online / Print, oder Recruiting-Events. Bei Direktansprachen können hier auch Lizenzen für entsprechende Datenbanken anfallen.
  • Personalmarketing: Dieser Block beinhaltet Kosten, die indirekt der Personalgewinnung dienen. Hierunter fallen insbesondere Employer-Branding Maßnahmen, die darauf abzielen, dass Kandidaten auch aktiv nach Ausschreibungen suchen und sich auf Stellenanzeigen auch tatsächlich bewerben.
  • Personaldienstleiter: Hierunter fallen alle Kosten, die entstehen, wenn einzelne Teile oder gesamte Such- und Auswahlprozess an entsprechende (externe) Dienstleister vergeben werden.
  • Auswahlverfahren: (Lizenz-)Kosten für Online-Test und mit dem Auswahlprozess zusammenhängende Dienstleistungen
  • Reisekosten, die bei Kandidaten oder Recruitern im Laufe des Auswahlprozesses anfallen
  • IT-Infrastruktur: Hierzu zählen Kosten für Bewerbermanagementsysteme und andere IT-Systeme, die fürs Recruiting notwendig sind oder eingesetzt werden.

Interne Kosten

  • Personalkosten für Mitarbeiter, die direkt oder indirekt in die Personalgewinnung eingebunden sind, also auch solche aus dem Personalmarketing.
  • Assoziierte Kosten: Dies sind Kosten, die intern von anderen Stellen anfallen und mit der Personalgewinnung assoziiert sind. Beispiele sind Kosten im Controlling oder Kosten, die anfallen, um interne Standards, wie bspw. Datenschutzprüfungen zu gewährleisten.
  • Fortbildungskosten für die Personalabteilung
  • Weitere Personalkosten für Personen, die in den Auswahlprozess eingebundenen sind, wie z.B. Fachabteilungsvertreter oder Management-Vertreter, die auf Recruitingevents sprechen.

Der Bezugsrahmen

Die Gesamtbetrachtung der Cost-Per-Hire über alle Stellen ist nur von sehr begrenztem Wert. Daher ist es sinnvoller, die Metrik segmentiert zu betrachten. Typische Segmentierungen sind hierbei das Hierarchielevel, die Business Unit, verschiedene Recruiting-Kanäle oder Benchmarks. Letztere gibt es beispielweise beim Forschungsinstitut zur Zukunft der Arbeit. Allerdings sollte bei Benchmarks immer kritisch die Erhebungsmethode und Berechnung betrachtet werden, um eine Vergleichbarkeit gewährleisten zu können.

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